Automatizarea afacerii: de ce oamenii de afaceri din Moldova au nevoie de soluții IT?

ERP

ERP (Entreprise Resource Planning) – sistem informațional care permite păstrarea și prelucrarea majorității datelor companiei, strict necesare pentru lucru. Conducătorul poate cu ajutorul unui singur program să gestioneze toate resursele de lucru, activele companiei, managerului financiar și altele. ERP se orientează la balansarea permanentă și optimizarea proceselor de afaceri ale companiei.

Iată care sunt sarcinile de bază pe care aceasta le realizează:

• Sporește nivelul de tehnologizare a organizației (facturare automată, calcularea impozitelor, întocmirea rapoartelor și altele);
• Afacerea devine transparentă din toate punctele de vedere (vedeți datoriile cosemnatarului, toate acțiunile utilizatorilor din rețea, în particular, modificările documentelor);
• Asigură coordonarea acțiunilor (dacă produsul este rezervat pentru un anumit cumpărător, el nu va mai pleca la altul; confundările între departamente/familii sunt excluse);
• Mărește viteza de prelucrare a solicitărilor (de exemplu, informația necesară ajunge mai rapid de la managerul de vânzări la colaboratorii depozitului).

Vom lua drept exemplu modulul sistemei ERP, specializat pe evidența costurilor forței de muncă a tuturor lucrătorilor companiei. Dacă aveți o echipă mare și în calitate de motor de control nu ați instalat nici supravegherea video, atunci probabil știți cât e de greu să urmărești activitatea fiecăruia pe parcursul zilei de lucru. Conform statisticii, fără controlul necesar, mulți angajați lucrează cu 20-30% mai puțin.

Sistemul ERP soluționează ușor această problemă. Să presupunem că în oficiul dumneavoastră este o zi lucrătoare de 8 ore, cu pauză de masă de la 13.00 până la 14.00. Dacă dumneavoastră cunoașteți ce obligații are fiecare angajat, atunci va fi mut mai ușor să evaluați productivitatea colectivului.

Într-un program special, fiecare lucrător introduce ora la care începe și termină lucrul, dar și intervalul de timp în care realizează o anumită activitate, indicând asupra cărui proiect lucrează. Asta nu e tot. Toate cuvintele se susțin cu dovezi (file-uri):

• contabilul a întocmit raportul lunar – anexează un file text sau în format Excel;
• designerul a editat pozele – atașează fotografiile „până” și „după”;
• copywriter-ul a scris texte publicitare – le anexează;
• analiticul a efectuat analiza concurenților – adaugă screenshot-urile site-urilor analizate și concluzia în format text.

În acest fel, fiecare angajat raportează lucrul efectuat pe parcursul zilei, indiferent de specialitatea lui. La sfârșitul lunii, conducătorul poate analiza ușor și calcula câtă muncă a fost investită într-un anumit proiect, cât de rentabil este acesta reieșind din timpul și banii investiți, care trebuie achitați lucrătorilor și altele.

KPI

KPI (Key Performance Indicator) – indicatorul eficienței într-o anumită activitate sau în atingerea unor scopuri exacte. În companiile europene și americane, de exemplu, deja de mult timp s-a trecut la evidența reușitei de lucru a colaboratorilor prin sistemul KPI. În acest mod, este delimitată partea salarială (rata) și partea premială (se calculează prin coeficienți).

Pentru a primi integral partea premială, colaboratorul trebuie să realizeze planul - toate sarcinile care i-au fost atribuite (obiectivele de lucru). Să considerăm ca acesta va fi un coeficient cu valoarea 1. Dacă angajatul reușește să depășească proiectul, atunci suma premială se înmulțește nu cu 1, dar cu 1.2, 1.4, 1.6 și altele. În cazul în care volumul necesar de lucru nu este realizat, colaboratorul nu va primi salariul presupus, deoarece coeficientul parții premiale va scădea și suma se înmulțește la 0.9,0.8,0.7, etc.

Atât conducătorul, cât și subordonații consideră acest sistem de evidență financiară drept unul cinstit. El nu este acceptat doar de persoanele care vin în oficiu numai pentru a face numărul de ore și nu doresc să obțină mai mult, dar KPI depistează rapid leneșii.

Dacă o persoană nu poate fi motivată de posibilitatea de a obține un premiu, atunci întregul ei salariu se transformă în unul dependent de indicatorii stabiliți. În acest caz, la sfârșit de lună se va primi un salariu corespunzător succeselor obținute.

CRM

Customer Relationship Management - sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții. CRM este un software specializat, care permite automatizarea proceselor legate de deservire a clienților, dar și ridicarea nivelului de vânzări.

Ce se întâmplă dacă departamentul de vânzări nu folosește acest sistem? Fiecare manager fixează sunetele, mesajele și adresările email după preferințele sale: pe hârtie, în tabel Excel sau în cap. Sunetele și cererile de pe site fie nu sunt fixate deloc, fie se fixează de la caz la caz. În rezultat, dumneavoastră nu vedeți ce canal de marketing aduce cel mai mult profit, iar raportul se limitează la comenzile plătite și expedierea bunurilor.

Dacă deschidem subiectul concedierilor (inclusiv a celor medicale), atunci imaginea e și mai tristă: contactele neprocesate și negocierile neterminate se pierd; când clientul sună, managerul înlocuitor nu poate răspunde la întrebări pentru că nu știe ce propunere a fost făcută, în ce condiții, etc. În acest mod se pierd clienții.

Ieșirea optimală din așa situații – introducerea unui sistem CRM special. Avantajele acestuia:

• Bază de date standardizată, comună pentru toți managerii
• Înregistrarea istoricului de interacțiune cu clientul (din momentul primei adresări până la cumpărare)
• Statistica și analiza aprofundată a eficacității angajaților în lucru cu solicitările din internet
• Planificarea și îmbunătățirea calității de lucru a departamentului de vânzări

În afară de tehnologiile informaționale enumerate, în afaceri se pot introduce și alte soluții IT utile, care vor permite să ajungeți la un nivel nou de venit – CMS, WMS, aplicație Web, MLM. Utilitatea lor depinde de amploarea companiei dumneavoastră, numărul subordonaților, specificul activității dvs. și altele. De aceea, pentru optimizarea complexă a întreprinderii este cel mai bine să vă adresați profesioniștilor care vă vor ajuta cu alegerea, introducerea și configurarea software-ului.

De ce merită să automatizați afacerea?

Există o serie de circumstanțe care nu vor permite firmei să crească și să se dezvolte, de exemplu: influența factorului uman, eficiența mică sau incontrolabilă a lucrului angajaților, bază de date neprotejată și altele. Introducerea tehnologiilor IT elimină aceste probleme și oferă următoarele avantaje:

• Optimizarea cheltuielilor. Calcularea exactă a cheltuielilor, veniturilor și urmărirea posibilelor fraude bănești.

• Minimalizarea erorilor umane. Uitările colaboratorilor, introducerea greșită a contactelor în baza de date, etc. nu vor mai afecta negativ nivelul vânzărilor și autoritatea companiei dumneavoastră, datorită automatizării majorității operațiunilor de rutină.

• Protecția datelor. Documentele interne și informația personală despre clienți va fi protejată. Puteți fi sigur că nici un colaborator nu va dezvălui concurenților datele dumneavoastră.

• Productivitate ridicată a muncii. Lipsa de mobilizare, discuțiile permanente la locul de muncă și alte situații asemănătoare vor distrage angajații de la lucru, deoarece va reduce timpul de realizare a sarcinilor conform KPI.

• Sistem automatizat. Dacă utilizați deja, de exemplu, CRM, dar nu aveți rezultate, noi vă vom ajută să o prelucrați și să simțiți avantajele automatizării. În procesul de lucru vor participa cei mai buni elaboratori și programatori.

Mai aveți întrebări pe această temă? Luați legătura cu specialiștii Studio Webmaster și primiți o consultație calificată gratuit. Mai mult de 10 ani ne ocupăm de elaborarea profesionistă și introducerea soluțiilor IT de orice complexitate. Vă vom ajuta să alegeți instrumentul corect pentru optimizarea afacerii, să îl implementați și să instruiți personalul.