Автоматизация бизнеса: почему молдавским бизнесменам нужны IT решения?

ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) — это многоуровневая информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для компании данных. Руководитель может с помощью всего одной программы управлять всеми трудовыми ресурсами и активами организации, финансовым менеджментом и др. ERP ориентирована на постоянное балансирование и оптимизацию бизнес-процессов. Вот какие основные задачи она выполняет:

• Повышает технологичность организации (автоматическое выставление счета, подсчет налогов, формирование отчетности и др);
• Делает бизнес прозрачным во всех отношениях (вы видите задолженности контрагентов, все действия пользователей в системе, в частности, изменения в документации);
• Обеспечивает согласование действий (если товар зарезервирован для одного покупателя, он уже не уйдет к другому; путаница между отделами/филиалами исключается);
• Повышает скорость обработки заявок (например, нужная информация от менеджера по продажам быстрее доходит до работников склада).

Для примера возьмем модуль ERP-системы, специализирующийся на учете трудовых затрат всех работающих в фирме. Если у вас большой штат и в качестве контролирующего рычага не установлено даже видеонаблюдение, то вы наверняка знаете, как трудно уследить кто и что делает в течение рабочего дня. По статистике, без должного контроля многие подчиненные не дорабатывают на 20-30%.

ERP-система очень легко решает эту проблему. Допустим, в вашем офисе установлен 8-часовой рабочий день с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Если вы знаете, какие должностные обязанности закреплены за каждым работником, то без проблем можете оценить продуктивность коллектива.

В специальную программу каждый работающий вносит время начала и окончания рабочего дня, а также почасово расписывает, чем занимался и по какому проекту. Но это еще не все. Все слова должны подкрепляться доказательствами (файлами):

• бухгалтер формировал месячный отчет — добавляет соответствующий текстовый файл или в формате Excel;
• дизайнер обрабатывал фото в редакторе — скидывает фотографии “до” и “после”;
• копирайтер писал рекламные тексты — подкрепляет их;
• аналитик производил анализ конкурентов — добавляет скриншоты просмотренных сайтов и заключение в текстовом формате.

И подобным образом отчитывается о проделанной работе за день каждое звено компании, независимо от специальности. По окончанию месяца руководитель видит наглядную аналитику, может подсчитать, сколько трудозатрат пришлось на тот или иной проект, какова его рентабельность исходя из потраченного времени и денег, которые нужно заплатить работникам и т.д.

KPI

KPI (Key Performance Indicator) — это ключевые показатели эффективности в определенной деятельности или в достижении конкретных целей. В европейских и американских компаниях, например, уже давно перешли на учет трудовых успехов работников с помощью KPI-систем. Они четко разделяют основную (ставка) и премиальную (рассчитывается в коэффициентах) заработную плату.

Чтобы получить премиальную часть в полном объеме, сотрудник должен выполнить планку — все поставленные ему задачи (рабочие цели). Пускай это будет коэффициент с весом 1. Если планка перевыполнена, то сумма премиальной части умножается не на 1, а на 1.2, 1.4, 1.6 и т.д. А в случае невыполнения полного объема работник не получит предполагаемую зарплату, потому что коэффициент премиальной части снижается и сумма умножается на 0.9, 0.8, 0.7 и так далее.

Руководители и подчиненные находят такую систему финансового расчета честной и справедливой. С ней не соглашаются только те, кто приходит в офис “отсидеть” ставку и не стремится к большему, но KPI быстро вычисляет лентяев.

Если человека не удается мотивировать условиями получения премиальной части, тогда всю его заработную плату делают зависимой от установленных показателей. В этом случае он получит денежное вознаграждение по итогу месяца в соответствии со своими успехами.

CRM

Customer Relationship Management переводится как система управления взаимоотношениями с клиентом. Это специализированное прикладное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы, связанные обслуживанием заказчиков, а также повысить прибыль.

Что происходит, если, например, отдел продаж не использует подробное ПО? Каждый менеджер фиксирует звонки, смс и email-обращения по своему усмотрению: на бумаге, в таблице Excel или в голове. Звонки и заявки с сайта либо не фиксируются вообще, либо через раз. В результате вы не видите, какой маркетинговый канал приносит наибольшую прибыль, а учет ограничивается оплаченными заказами и отгрузкой товара.

А если затронуть тему увольнений или больничных, то картина выглядит еще более грустной: неотработанные контакты и неоконченные переговоры теряются; когда заказчик перезванивает, замещающий менеджер ничего толком не может ответить, потому что не знает, какое предложение было сделано, на каких условиях и т.д. Таким образом, вы просто теряете покупателей.

Оптимальный выход из такой ситуации — внедрение специального CRM-системы. Ее преимущества:

• Стандартизированная и общая для всех менеджеров база контактов
• Фиксирование всей истории взаимоотношений с клиентом от момента первого обращения до покупки
• Статистика и глубокая аналитика эффективности сотрудников при работе с запросами из интернета 
• Планирование и повышение качества работы отдела продаж

Кроме перечисленных информационных технологий, можно внедрить и другие полезные IT решения, которые позволят выйти на новый уровень прибыли — CMS, WMS, Web-приложения, MLM. Целесообразность их применения зависит масштабности вашей компании, количества подчиненных, специфики деятельности и др. Поэтому для комплексной оптимизации предприятия лучше обращаться к профессионалам, которые помогут с подбором, внедрением и настройкой ПО.

Почему вам стоит автоматизировать бизнес?

Есть ряд обстоятельств, которые не позволяют фирме расти и развиваться, например, влияние человеческого фактора, низкая или неконтролируемая трудовая эффективность подчиненных, незащищенность баз данных и др. Внедрение IT-технологий устраняет эти проблемы и дает следующие преимущества:

• Оптимизация расходов. Точный подсчет расходов, доходов и контроль денежных операций, которые могут проходить мимо кассы.

• Минимизация человеческих ошибок. Забывчивость сотрудников, неправильное введение контактов в базу данных и т.д. больше не будут оказывать негативное влияние на уровень продаж и авторитет вашей компании за счет автоматизации большинства рутинных операций.

• Защищенность данных. Различные внутренние документы и личная информация о клиентах будут под надежной защитой. Вы перестанете переживать, что какой-то недобросовестный сотрудник “сольет” ценную базу контактов конкурентом.

• Высокая трудовая производительность. Несобранность, постоянные чаепития на рабочем месте и прочие дела не будут отвлекать ваших подчиненных, потому что будут сокращать их время на выполнение заданий согласно KPI.

• Автоматизированная система. Если вы уже используете, например, CRM, но не видите результата, мы поможем ее доработать таким образом, чтобы вы почувствовали преимущества автоматизации. Подключим к работе лучших разработчиков и программистов.

Остались вопросы по этой теме? Свяжитесь со специалистами Studio Webmaster и получите бесплатную квалифицированную консультацию. Более 10 лет занимаемся профессиональной разработкой и внедрением IT решений любой сложности. Поможем выбрать правильный инструмент для оптимизации бизнеса, внедрить его и обучить персонал.