Importanța implementării unui sistem ERP pentru o companie?

ERP sau Enterprise Resource Planning – este un sistem, destinat pentru gestionarea cu toate resursele a unei companii sau întreprinderi. Aceasta este o platformă multifuncțională și complicată după structură, care întruchipează toate datele necesare: pentru managementul personalului, de finanțe, de contabilitatea, de depozit, pentru managementul produselor (achiziții, vânzări), de logistică și altele. Acest program, nu doar păstrează și grupează aceste date, dar și permite planificarea și optimizarea procesului de lucru cu ele.

Dacă aveți o companie sau întreprindere mare, cel mai probabil că aveți și niște mecanisme de automatizare și în cazul dat apare întrebarea rezonabilă – de ce mai avem nevoie și de implementarea unui sistem ERP? Răspunsul va fi că acest sistem este unul complet și unic. Cât de complicat n-ar fi acesta, la o implementare corectă, a gestiona cu UN program e mai simplu și eficient decât cu câteva sisteme aparte, care nu au o legătură între ele. Printr-un singur program, puteți combina și automatiza toate procesele de afaceri.

Avantajele implementării ERP

ERP – este un sistem ce rezolvă un șir întreg de probleme, care simplifică mult gestionarea business-ului la general. Deci, avantajele sistemului de automatizare a proceselor companiei sunt următoarele:

• Reglează lucrările conform unui standard unic, fapt ce permite evitarea ”încurcătura” și pierderea informațiilor importante;

• Optimizează la maxim procesul de lucru, datorită faptului că toate departamentele se află într-o corelare reciprocă;

• Automatizează procesul de producere, fapt ce permite efectuarea acestuia în timpul stabilit;

• Asigură transparența businessului;

• Permite accesul rapid la informația necesară;

• Permite monitorizarea și controlul calității lucrului cât a departamentelor întregi, atât și a angajaților.

Funcțiile sistemului ERP

Fiecare program se deosebește pritr-un șir de caracteristici, însă este o bază unică de funcții pe care le posed toate sistemele ERP:

1 Funcție – Planificarea și controlul departamentului de producere

2 Funcție – Planificarea departamentului de finanțe

3 Funcție – Gestionarea departamentului de contabilitate și raporturilor fiscale

4 Funcție – Gestionarea cu proiectele

5 Funcție – Controlul depozitului

6 Funcție – Gestionarea și verificarea orelor de lucru

Metodele de implementare a unui sistem ERP

1. Implementarea conform planului tehnic

Evident e că orice proiect începe cu elaborarea unui plan tehnic, însă în cazul nostru merge vorba despre un plan foarte voluminos. În componența acestuia intră chiar și cele mai mici sarcini. Următorul pas este crearea planului calendaristic. Această metodă are dreptul la existență și chiar poate avea succes, însă are un minus foarte mare – elaborarea acestuia poate dura câteva luni. Pentru a crea un plan tehnic enorm, care va include toate modulele și informațiile necesare, dezvoltatorul trebuie să fie aproape geniu. Este important de înțeles că fiecare schimbare cât de nepronunțată nu ar fi în cadrul unui modul, neapărat duce la schimbări și în celelalte module.

2. Implementare treptată

În cazul dat se elaborează un plan tehnic general, acesta include prelucrarea doar a proceselor de funcționare a departamentelor de bază. Această metodă e mai simplă și are un procentaj de erori mult mai scăzut. Plus la toate, rezultatul este evident deja în procesul implementării. Astfel, planul tehnic treptat se completează, fapt ce înseamnă includerea departamentelor, la fel treptată.

3. Metoda ”Agile”

În baza acestei abordări stă flexibilitatea, mișcarea continuă și luarea rapidă a deciziilor. E o metodă interesantă, dar necesită un nivel avansat de profesionalism al dezvoltatorilor și experiență a team lider-ului. În cazul dat are loc o elaborare superficială a planului tehnic, care este rezolvat ”pe bucăți”. Unul din minusurile cele mai mari este faptul că în procesul dat nu este posibilă implicarea angajaților companiei pe parcursul implementării. Această metodă poate avea succes doar în cazul unor companii mici cu o structură simplă.

4. Treptat, dar paralel

Această metodă este similară celei de-a doua, diferența principală fiind că modulele nu sunt elaborate unul câte unul, ci sunt întocmite planuri de lucru, care pot fi realizate cu mai multe module simultan. Această metodă, probabil e cea mai comodă și eficientă în contextul timpului.

Etapele implementării

Indiferent de complexitatea și dificultatea programei, implementarea sistemului ERP se desfășoară în următoarele etape:

I etapă: Elaborarea planului tehnic – o etapă obligatorie pentru dezvoltarea oricărui program. Pentru ca acesta să fie elaborat maximal efectiv și util, la etapa dată are loc analiza companiei, caracteristicilor specifice a fiecărui departament și procesului de producere.

II etapă: Dezvoltarea în sine.

III etapă: Instalarea – etapa dată include transportarea tuturor datelor necesare și testarea programului. În caz de necesitate, se lichidează toate erorile.

IV etapă: Curs de utilizare pentru angajați.

V etapă: Finalizarea și darea în primire a proiectului. La etapa dată vi se poate oferi și serviciul de suport tehnic. Este recomandat de discutat acest moment din timp.