Как правильно составить и оформить коммерческое предложение?

Базовые вопросы для выяснения потребностей клиента

Проведение небольшого опроса перед подготовкой КП позволяет максимально точно сформулировать его содержание и сделать клиенту более интересное предложение, чем конкуренты. Что спрашиваем, например, мы, если клиент хочет заказать создание сайта или мобильного приложения:

• Чем занимается Ваша компания?

• Что Вы хотите показать на сайте/в приложении?

• Цель создания сайта/приложения?

• Много ли товаров/услуг и их разновидностей?

• Используется ли программа внутреннего учета (по типу 1С)?

• Какие сайты/приложения нравятся?

• Будет ли оплата товаров онлайн? В какой стране?

• На каких платформах должно работать приложение (IOS/Android)?

• Планируете ли продвигать сайт в дальнейшем?

“В дополнение мы можем предложить сопутствующие услуги, например, разработку логотипа, если его нет. Всегда вслушиваемся в каждое слово, ведь банальная, на первый взгляд, мелочь может оказаться важным нюансом для клиента. Всегда переспрашиваем, все ли понятно. Многие клиенты не разбираются в технических аспектах создания сайта, и просто кивают головой, потому что стесняются спросить. НО! Ни в коем случае не надо смущаться непонимания, ведь клиент приходит к специалистам, и с нами, как с врачом, нужно честно говорить о проблемах для достижения лучшего результата. Иногда из-за нежелания признать недопонимание, клиенты не видят в коммерческом то, на что рассчитывали””, - комментирует Екатерина.

Требования к составлению коммерческого предложения

Когда вы знаете, что нужно клиенту, сосредоточьтесь на том, чтобы максимально выгодно сформулировать предложение. Создайте мысленно проект, продумайте мелочи. КП должно содержать образное и эмоциональное представление, как жизнь заказчика изменится к лучшему после приобретения продукта именно у вас, чтобы он захотел заключить договор о сотрудничестве и внести предоплату как можно скорее.

№1

Предложение должно обязательно иметь четкую структуру (например, сначала вы предлагаете логотип, потом создание сайта, потом SEO-продвижение, хостинг и т.д). Для чего это нужно? Чтоб клиент не путался. Нельзя забывать, что заказчики в своем большинстве — не специалисты в области IT, многие из них даже не подозревают, что сайт нельзя создать без логотипа или что он не начнет продавать без SEO.

№2

КП должно быть грамотным с точки зрения орфографии. Почему? Потому что это лицо компании, и если вы не знаете, как писать правильно то или иное слово, то как вы можете на высоком уровне предоставлять услуги, которые эти самые слова обозначают? Для контроля используйте сервисы онлайн-проверки орфографии.

№3

КП должно быть понятным для обычного пользователя. Не забывайте, что клиент не является специалистом, поэтому не стоит писать заумных фраз. Нужно стараться описывать функционал наиболее простыми словами. Не ЧПУ, “шапка” и “подвал”, а легко читаемый URL, верхняя и нижняя часть страницы сайта.

№4

ТП должно быть конкретным, что называется, по существу и не содержать “водички”. Не нужно писать, лишь бы что-то было для объема. Клиент хоть и не специалист, но точно не глупый, поэтому легко отличит пустые обещания от реального предложения.

№5

Все, что описано в предложении, менеджер обязан уметь объяснить. Если вы сами не знаете, что означает тот или иной модуль, или не понимаете, как он работает, то обязательно уточните у компетентных коллег или почитайте сами. Иначе на встрече с заказчиком вы будете выглядеть очень глупо, что с точностью 99% приведет к его потере.

№6

100%-е соответствие пожеланиям/запросам клиента. Если клиент хочет сайт-визитку для размещения на нем консалтинговых услуг, то не надо предлагать интернет-магазин. Сосредоточьтесь на его потребностях: первое, что должен чувствовать заказчик — это ваше желание помочь, а уже потом продать.

Требования к оформлению коммерческого предложения

КП должно быть визуально красиво оформленным. Вам ведь приятно смотреть на что-то красивое? Например, на витрину магазина, которая внешним видом так и манит зайти внутрь и купить что-нибудь. КП тоже должно быть настолько визуально аппетитно оформлено, чтобы не вызывать сомнений в желании купить. Поэтому:

• Проследите, чтобы везде по тексту были правильные и одинаковые отступы.

• Не допускайте бессмысленного переноса на другие страницы двух строчек.

• Важно, чтобы на каждой странице был логотип вашей компании.

• Текстовые блоки на каждой странице должны быть написаны одинаковым шрифтом.

“В идеале коммерческое предложение должно быть визуально оформлено в соответствии со стилем компании. Мы, например, используем фирменный шрифт в связке с логотипом. Желательно выбрать одну цветовую палитру, потому что совершенно несерьезно смотрится коммерческое, где одна страница синяя, а другая розовая,” - комментирует Екатерина Мутрук.

Основные тематические блоки коммерческого предложения

Что важно клиенту при выборе подрядчика? Он должен быть уверен, что компания надежная и в ней работает достаточное количество сотрудников, чтобы в оговоренные сроки сдать проект. Отсюда вытекает первый тематический блок.

О нас

Он должен содержать краткую информацию о компании и ее работниках. Желательно прикрепить фото коллектива, чтобы у заказчика не закралась мысль о том, что менеджер по продажам, программист и сеошник — это одно лицо.

Репутация

Фраза “Мы самые лучшие на рынке!” не скажет о вас ничего, кроме отсутствия реальных достижений. Убедите клиента в своем профессионализме и положительной репутации, подкрепив слова медалями, премиями и прочими регалиями, если они есть.

Предложение

Когда заказчик подумает: “Хм, да этим ребятам можно доверять!”, самое время сделать ему выгодное предложение. Учитывайте требования к составлению коммерческого и постарайтесь максимально индивидуализировать этот блок. Обязательно расписывайте, что входит в услугу, каковы сроки ее реализации, а также стоимость. КП без цен никто даже рассматривать не будет.

Дополнительные услуги

А что если заказчик не знает, что ему для успешного запуска и продвижения сайта могут понадобиться дополнительные услуги? Например, хостинг, SEO. Если вы оказываете услуги, смежные с той, что хочет заказать клиент, дайте их краткое описание с ценами после блока “Предложение”.

Этапы работы

Очень важный блок для КП, потому что человек, который отдает свои деньги, хочет знать, когда и на что они будут потрачены. Коротко, но емко опишите каждый этап сотрудничества с клиентом.

Портфолио

Самое время снимать возражения, предоставив примеры своих работ. Это могут быть слайды, скриншоты, ссылки, все зависит от сферы деятельности. Но лучше, чтобы результаты вашего труда были красиво поданы и убеждали красноречивее вас в качестве предоставляемых вами услуг.

Наши клиенты

Размещение логотипов известных отечественных и зарубежных брендов, с которыми вы работали, заменит 1000 слов. “Вы правда работали с Moldova-Agroindbank? И создали приложение для Hyundai Moldova?” - удивление и восторг в таких вопросах заказчика говорит о том, что подсознательно он уже выбрал вас. Или выберет, если у другой компании не будет в арсенале клиентов с такими же “громкими” именами.

Отзывы

Последний и решающий блок, который ставит жирную точку в выборе подрядчика. Доказать, что вы реально работали с известными компаниями, можно только с помощью благодарственных писем от руководителей этих самых компаний или их отзывов с подписью и печатью.

Важно! Структура КП может меняться зависимости от конкретной задачи, но последовательность изложения информации соблюдать нужно всегда.

Какие нюансы стоит учитывать молодым компаниям?

Если у вас нет особых навыков составления КП и толком портфолио, известных на всю страну клиентов и прочих регалий, тогда ловите наши лайфхаки, чтобы уверенно заявить о себе.

Первое, что советует Екатерина Мутрук: “Сделайте КП запоминающимся, необычным, ярким. Сыграйте на дизайне. Этим вы покажете свою креативность. Если нет портфолио — потратьте время, ресурсы и создайте несколько своих сайтов”.

Рекомендации, которые позволят избежать грубых ошибок в составлении КП, а в некоторых случаях даже спасти репутацию:

• Лаконичность в КП — это ваше все. Не пишите большое количество текста, потому что предприниматели не готовы и не будут его читать. Это как с рекламными баннерами: ваш глаз цепляется именно за неординарную картину, а банальную рекламу памперсов вы наверняка даже не замечаете. То же самое с обилием текста: в коммерческом он воспринимается просто как фон.

• Жирный и курсив. Желательно не выделять курсивом, жирным шрифтом или другими цветами важные моменты в тексте (не касается заголовков и подзаголовков). За окном конец 2019 года, клиента нужно брать содержанием, а жирный шрифт оставьте студентам с их курсовыми работами.

• Черный фон — не лучшее решение. Большинство людей лучше воспринимают черный текст на светлом фоне. На черном фоне текстовые блоки выглядят нечитабельными. Поверьте, никто не будет делать дополнительные усилия, чтобы разобрать, какая вы классная компания.

• Формат. PDF — оптимальное решение. В документе Word презентацию делают в основном те, кто еще не освоил более современные программы и форматы. Проблема в том, что при открытии файла с КП в разных версиях Word форматирование сбивается и слова с изображениями разбегаются по разным углам документа. Такое предложение закроют сразу же.

• Отправка коммерческого по SMS. Как ни странно, но некоторые менеджеры по продажам действительно так делают.  Более того, есть те, кто просто создает скрины КП и отправляет их по Viber. Разумеется, это смешно, крайне не профессионально и говорит о полном неумении специалиста вести деловую переписку. Отправляйте коммерческое на указанную клиентом электронную почту или передавайте лично в распечатанном и прошитом виде.

Как не надо составлять коммерческие предложения (в примерах)

№1

Да-да. Это старый формат нашего коммерческого предложения.Тогда еще были живы такие динозавры, как сайты на Flash. Но мы умеем признавать свои ошибки, потому что учимся на них. Итак, что “плохо” на этом фрагменте КП:

• нечитабельный текст;

• очень маленькое изображение нашей команды;

• слишком много текста на странице.

Мы учли недоработки прошлых лет и переделали дизайн полностью:

№2

Здесь ситуация уже лучше: текст читабельный и структурированный. Но его по-прежнему очень много, к тому же нет визуального подтверждения, что над проектом будет работать команда специалистов, а не один человек.

Что делаем: убираем воду, оставляем только самую важную информацию, добавляем фото вашей команды. Фотографироваться лучше в офисе, так вы подтвердите реальность вашего бизнеса. Мало кто рискнет отдать несколько тысяч долларов за создание интернет-магазина, если заподозрит фрилансерство.

Главное не отвечайте вашим будущим клиентам вот так:

В заключение

Коммерческое предложение — это первый шаг к заключению договора с клиентом, и только от него зависит, будет ли второй. Важно не только проработать содержание, но и визуальную часть: взаимодействовать с представленной в КП информацией должно быть максимально легко.

Будьте честными перед заказчиком и не обещайте в КП того, чего не сможете выполнить на самом деле. В остальном — придерживайтесь указанных в статье требований и выделяйтесь на фоне конкурентов с помощью оригинального дизайна.